… pour nous aligner, nous faire grandir, nous formater au PDCA ?
Mais si, souvenez-vous !!!
Dans un premier article (A3 Je me lance … ) je vous citais quelques avantages à utiliser la méthode, et son support la feuille au format A3, pour résoudre efficacement et durablement vos problèmes.
Dans le second article (A3 : La puissance …), je vous « causais » des effets collatéraux invisibles, mais bien réels, de l’utilisation du A3. Il s’agissait de :
– L’alignement des personnes et des énergies
– La formation et le développement des personnes
– Le formatage au PDCA
Je voudrais vous expliquer aujourd’hui comment se produisent ces trois derniers “phénomènes”, durant une résolution de problème à l’aide d’un A3.
Au début était le néant … ou presque
j’espère que vous aimez bien mes petits dessins, car vous allez “en manger” quelques-uns … 😉
Il était une fois …
… un problème !
Le fantastique manager que vous êtes (cirage de vos pompes 😉 ) se dit : “je viens de lire un article génial sur le blog génial AuFilDuLean (cirage de mes pompes 😉 ). Il paraît que si j’utilise la méthode A3 pour résoudre ce problème, je “ferai” de “l’alignement des énergies”, je pourrais faire grandir un des me collaborateurs tout en participant à la diffusion de la “culture PDCA” dans mon service”.
Vous avez tout compris ! Vous êtes un super manager (re-cirage de vos pompes 😉 ). D’ailleurs, si j’étais votre boss, je vous augmenterais sur-le-champ (re-re-cirage de vos pompes 😉 😉 )…
Ok, mais “comment ça marche ???”
Le “mécanisme”
Une fois prise la décision d’utiliser un A3 pour résoudre votre problème, les deux premières choses à faire sont :
– Trouver un A3
– Trouver le collaborateur qui va le porter / le mener / le piloter
Nota : Oui, Oui, vous avez bien compris. En tant que manager, ce n’est pas à vous de faire un A3 pour résoudre un des problèmes de votre service (enfin, façons de parler). C’est à l’un de vos collaborateurs que vous allez confier cette tâche. De ce fait, vous le ferez grandir. Vous, vous devriez faire des A3 pour résoudre “les problèmes de votre N+1”. Ce sont “ces A3 là” qui vous feront grandir jusqu’à pouvoir prétendre “prendre sa place”.
Nous partons donc d’un A3 (nous verrons dans un prochain article un modèle en détail) :
Ce A3 va servir de lien entre un “client” (le manager) et un “fournisseur” (le collaborateur pilote).
Les termes Client et Fournisseur sont à mettre entre parenthèses, car il ne s’agit pas simplement d’une relation de “fourniture”.
Le client est à considérer ici à la fois comme le mentor, le demandeur, le conseil, l’accompagnant, mais aussi celui qui challenge avec bienveillance…
Le fournisseur sera celui qui produit (en quelque sorte le chef de projet), qui rédige le A3 et qui grandit en apprenant “de et par” la résolution du problème à traiter.
Lors des points, que l’on nommera “revue de A3”, le fournisseur expliquera à son client ce qu’il a fait, ce qu’il comprend du problème, comment il voit les choses, etc.,etc. Il en profitera aussi pour poser des questions à son client et ainsi affiner sa compréhension.
Lors de ces revues de A3, le client prend acte de l’avancement du A3 et prend aussi connaissance des données relatives au problème objet du A3. La double flèche dans le schéma ci-dessus montre les échanges entre le manager (client) et son collaborateur (fournisseur). Ces échanges vont permettre progressivement :
– Au client / manager de voir ce que son collaborateur “a dans la tête”. Que sait-il ? Que ne sait-il pas ? Que voit-il ? Que ne voit-il pas ? Comment aborde-t-il les choses ? Quelle est sa façon de penser ? Quelle est sa façon d’agir ? Quelle posture ou position prend-il ? Comment interagit-il avec son environnement ? Quel est son niveau de maturité sur tel ou tel sujet ? Qui est-il ? etc.
– Au fournisseur / collaborateur également de voir ce que son manager “a dans la tête”. Que veut-il vraiment ? Où veut-il aller ? Où veut-il que j’aille ? Comment aborde-t-il les choses ? Quelle est sa façon de penser ? Quelle est sa façon d’agir ? Quelle posture ou position prend-il ? Qui est-il ? etc.
Cet échange fait grandir les deux acteurs :
– Le client / manager en faisant cet exercice apprend ou améliore son acte de management. Cela l’oblige à travailler sa capacité de synthèse (grosse lacune dans nos boites), mais aussi sa capacité à se faire comprendre par ses collaborateurs (reformulation, exemples, anecdotes).
– Le fournisseur / collaborateur apprend comment aborder les choses et quelle posture adopter dans le contexte qui est le leur. Bien souvent par “mimétisme“ au départ et par expérience ensuite, il reproduira ce schéma (sans pour autant être un pur clone des attitudes de son N+1).
Cet échange a permis …
… l’alignement du manager et de son collaborateur !
Par ailleurs, le problème est posé et deux cerveaux travaillent dessus.
Vous le savez comme moi, plus il y a de cerveaux à réfléchir sur un problème, plus l’émulation est grande ce qui permet d’aboutir à l’équation : “1 + 1 = 3”
De cet échange nait aussi un autre phénomène très important.
Lors de la revue de A3, si le fournisseur ne sait pas répondre à une question de son client, il va devoir retourner sur le Gemba (le terrain, là où “cela se passe”) pour trouver une réponse FACTUELLE.
Ainsi, lors du déroulement du A3, le fournisseur multipliera les aller-retour sur le Gemba.
Par effet induit, ces aller-retour provoqueront un alignement entre le fournisseur et les acteurs du Gemba.
À terme si le client et le fournisseur sont alignés, si le fournisseur et le Gemba sont alignés, alors …
… tout le monde est aligné !!!
Cela signifie que tous les acteurs concernés par le problème savent :
– Quel est le problème,
– quel est son périmètre,
– quel résultat attend-on,
– quelles sont les causes racines de ce problème,
– quelles actions vont être menées, par qui et quand.
Et la formation ? Et le développement du collaborateur ?
Le fait de piloter le A3 fait du fournisseur l’acteur pivot de cette résolution de problème.
Croyez-moi, j’ai vu plusieurs fois le phénomène arriver.
Après un A3, le fournisseur est la personne qui connait le mieux le sujet. Bien mieux, même, que son client / manager.
Aussi, que ce soit du point de vue du client ou des acteurs de terrain, le fournisseur a acquis une forme d’expertise sur le sujet traité.
C’est une forme de reconnaissance par l’entreprise;
le fournisseur a grandi; il s’est développé !
Nota : Il arrive que des CDD voient leur contrat de travail transformé en CDI, suite à l’acquisition d’une expertise dans l’entreprise. On peut voir ici l’impact direct du Lean sur l’emploi.
Intéressant et sympa je trouve …
Quant au formatage PDCA …
Le A3 n’est ni plus ni moins qu’une représentation du PDCA. Conduire une résolution de problème en s’appuyant sur un A3 est la garantie que ce problème sera traité selon la méthodologie PDCA.
Aristote disait :
Nous sommes ce que nous faisons à répétition.
L’excellence n’est donc pas un acte, mais une habitude !
Aristote
Dans le prochain article, nous verrons quelle est la structure d’un A3 de résolution de problème.
Et vous, ces articles ne vous donnent-ils pas un peu l’envie de vous lancer ?
