C’est la rentrée, alors … histoire de forme ou … histoire de fond ?
Eh oui, vous m’avez bien reconnu sur cette photo !
C’est bien moi ! En cette rentrée,
je cours, je vole vers mes clients !
Oui je sais, on ne peut pas dire que cette photo mette en valeur mon corps svelte et fuselé …
… mon corps Lean. 😉
Mea culpa ! Les grosses joues et les flancs rebondis sont la conséquence des vacances (plus apéro et sieste, que régime sain et marathon …). Mais l’envie est là, … c’est déjà pas mal !!!
Comme cette enseigne bien connue du grand public, j’ai nommé “DÉCATLEAN”, dont le slogan est …
A fond la forme !
… j’ai moi aussi décidé de …
… miser sur la forme pour faire passer le fond !
“Quelle que soit la forme, l’important est le fond”. En êtes-vous si sûr ?
Êtes-vous sûr, que seul le “contenu” ait de l’importance et pas le “contenant” ?
Allez, souvenez-vous, au collège ou lycée, n’avez-vous jamais ressenti une différence lorsque vous changiez d’année, et donc de prof. dans une matière.
Je me souviens de cette prof. d’Anglais qui nous a donné le goût de parler en organisant des débats dans la langue de Shakespeare. Elle avait réussi à faire tomber notre inhibition … L’année d’après, le prof était différent, nous nous sommes emm….. . Nous n’avons plus parlé …
Idem pour ce prof. d’Histoire, qui faisait un lien entre histoire et géopolitique, idem pour cette prof. de Français nous expliquant le “siècle de lumières” et ses répercussions sur notre époque, idem ce prof. de Math, ce prof. de Physique, …
Là où quelques-uns, beaucoup trop peu à mon goût, nous subjuguaient, d’autres nous ennuyaient profondément en … faisant leur boulot.
Mais revenons au Lean.
Le Lean est un ensemble de pratiques à mettre en œuvre. C’est la “pratique de ces pratiques” qui progressivement fera évoluer la culture de l’organisation.
Je me souviens d’un de mes profs de Lean me disant :
Éric, applique les outils du Lean de façon rigoureuse, de la façon dont les “Japonais” (sous entendu, “les Toyota”) les pratiquent … et tu verras tout ce qu’ils apportent et vers quoi ils te mènent. Les outils sont des guides pour apprendre à changer dans la bonne direction.
Sans fioritures.
Nous parlions des outils du Lean tels que les 5S, le SMED, les Kanban, …
Prenons, par exemple, les 5S
Parfois, lorsque je me rends pour la première fois dans une boite, j’entends son patron me dire qu’il connaît les 5S et qu’ils les ont appliqués dans un de leur atelier.
Je ne résiste jamais à lui demander : “Montrez-moi”
Eh bien neuf fois sur dix ce n’est qu’un “3S”. Ils ont fait un gros “rangement de printemps” et s’en satisfont … au départ. Bien entendu, cela ne tient pas dans le temps, et lorsqu’on leur demande pourquoi, ils nous répondent invariablement qu’ils sont déçus par “la réaction des opérateurs qui décidément ne font jamais l’effort d’entretenir leurs postes de travail …”
Le “C’est la faute des gars!”, vous n’imaginez pas combien de fois je l’ai entendu.
Mais la réalité est qu’ils n’ont pas compris les 5S. Ils ne les ont pas compris, car ils ne les ont appliqués qu’à moitié.
Ils se sont contentés des résultats visibles et se sont arrêtés. Ils n’ont pas ressenti le besoin d’implémenter les 4ième et 5ième “S”. Ou s’ils l’ont fait, ils les ont bâclés.
Or le véritable apprentissage des 5S se fait surtout au 5ième “S”.
Ils n’ont pas compris les 5S, car ils n’ont pas
respecté “la forme”, ici définie par la méthode !
Deux des secrets du Lean Management
Le rituel pour l’ancrage du changement et l’urgence pour l’efficacité !
L’idée de ce blog est de vous faire partager mes idées et réflexions sur le Lean au fil de l’eau de mon apprentissage et de mes interventions.
D’une manière générale, voici ce que je constate :
Pour changer la culture doucement, mais en profondeur, il faut s’appuyer sur de nouvelles habitudes qui soient plus vertueuses que les anciennes.
Pour prendre de nouvelles habitudes, je crois sincèrement que cela passe par l’instauration de rituels.
Ces rituels sont la plupart du temps des réunions (“Point 5 minutes” en début d’équipe, réunions quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles, …). Ils peuvent aussi être des “check” du PDCA ou des actions bien déterminés (relevé des “boites aux lettres” pour l’approvisionneur, nettoyage des postes en fin d’équipe, etc.).
Lorsque ces rituels sont des réunions, ils se doivent d’être … EFFICACES !!!
Pour cela, je préconise “l’urgence”.
Entendez-moi bien. Je préconise “un soupçon” d’urgence.
Le point 5 minutes dure … 5 minutes, … pas 45 !!!
Faites des réunions au format court 15, 30 ou 45 minutes maximum … et tenez le timing !!!
Faites des réunions … comme si vous étiez légèrement en retard pour un rendez-vous avec un client important.
Vous placez le groupe gentiment sous pression. Aussi, cela vous permettra de recadrer le fil de la discussion si celui-ci dérape.
Trois exemples de terrains … parmi tant d’autres
- Le point 5 minutes : réalisé en début (ou fin) d’équipe, sa fonction est d’examiner en groupe la performance de la veille, de passer et rappeler quelques consignes, de donner quelques informations.
Ce n’est ni le lieu ni l’endroit pour résoudre les problèmes qui surviennent. Cela sert juste à les signaler, les faire remonter auprès du responsable d’équipe.
Pour éviter de se “diluer”, il faut donner du rythme. Et ce rythme est entretenu par l’idée qu’il n’y a que 5 Minutes. Si vous n’avez pas évoqué votre souci dans les 5 minutes …, tant pis, vous l’évoquerez demain !
Vous comprenez que cela pousse à aller à l’essentiel !
Vous comprenez aussi qu’il faut un certain entrainement pour parvenir à tenir les 5 minutes, sans frustrer les équipiers qui n’auraient pas pu s’exprimer. Cela s’apprend, il faut un petit peu de temps et de patience. On commence généralement avec un “point 5 minutes” qui dure 10 ou 15 minutes et on réduit progressivement …
- Le chantier de progrès : J’accompagne deux groupes sur des chantiers de progrès au sein d’une entreprise qui est déjà avancée sur la voie du Lean. J’interviens une demi-journée par mois pour faire un point d’avancement avec les groupes. Lorsque j’ai initié les chantiers, le défi était de savoir s’ils allaient parvenir à travailler entre deux points d’avancement.
Pour ce faire je leur ai demandé de prévoir un petit rituel hebdomadaire. Il s’agit d’une
réunion pendant laquelle le groupe se réuni et chaque personne apporte les données chiffrées qu’elle a extraites, son point de vue, ses questions, … bref, un travail de groupe sur le sujet du chantier.
J’ai insisté auprès du groupe pour que ces réunions ne dépassent pas 30 minutes.
Voici le retour du groupe :
“Comme les réunions ont un format court, chacun va à l’essentiel. On sait que l’on vient pour une demi-heure et qu’ensuite on retournera à notre poste. Pas comme beaucoup de réunions prévues pour une heure et qui durent la matinée, sans rien en sortir …
Du coup, tous les membres du groupe sont présents et jouent le jeu …
Le fait de s’imposer un format court, c’est vraiment super … c’est efficace !”
- Réunion extraordinaire du comité de direction : Dans le cadre d’un autre chantier de progrès, il nous a fallu décider d’un mode de fonctionnement particulier pour l’entreprise. Ce nouveau mode impactait tous les services. Avec le patron, nous avons choisi d’organiser pour le lendemain un comité de direction extraordinaire, afin de communiquer, mais aussi décider de certains choix collégialement.
Il y avait plusieurs points à aborder. Nous avons estimé la durée de la réunion de 1h30 à 2h.
Je connais ce genre de réunion. Chacun pose de questions, y va de son avis, envisage d’autres solutions … et la réunion dérive, dérive, dérive … pour occuper tout ce petit monde une matinée entière !
Là encore, en débutant la réunion, je leur ai fixé le challenge de la faire en … 45 minutes !!!
Me croirez-vous si je vous dis qu’elle n’a duré qu’une heure ?
Les faits ont été posés, les avis donnés, quelques questions posées et les décisions prises.
Le fait même de savoir que le temps était compté a poussé chaque membre à se concentrer et à aller à l’essentiel pour parvenir à prendre des décisions.
Tout le monde a été enchanté par cette réunion. Tous l’ont trouvée … productive ! 😉
Ce qu’il faut retenir
La forme peut conditionner le fond !
Une réunion rythmée, qui ne s’éternise pas et aboutit sur des décisions … et tout le monde est content.
Dès lors, cette réunion n’aura aucun mal à s’imposer comme une nouvelle habitude, … car elle est “agréable” !
Une réunion qui “part dans tous les sens”, sans queue ni tête et qui n’aboutit à rien aura beaucoup plus de chance de lasser. Elle ne tiendra pas dans le temps. Ce sera une occasion perdue d’ancrer une nouvelle habitude.
Et vous, comment sont vos rituels? Rythmés et productifs, ou ennuyeux et inefficaces ?
