ECRASE !

Pour 2016, c’est simple, vous la “fermez” !!! Mais avant …

 

Je voudrais vous souhaiter à tous une super, hyper, méga, giga,

 

Bonne Année 2016 !!!

 

Que cette nouvelle année soit douce et heureuse pour vous-même comme pour les personnes qui vous sont chères.

Mention spéciale pour les abonnés du blog qui, au fil des articles, m’encouragent par leurs commentaires et leur nombre croissant. À tous : MERCI !

 

 

 

Mais revenons au titre de l’article …

Rassurez-vous, je ne verse pas dans l’autoritarisme tyrannique (même si parfois ce n’est pas l’envie qui m’en manque 😉 ). Non.

 

Je fais ici plutôt référence aux problèmes qui vous écrasent, comme le Monde écrase les épaules d’Atlas.

 

Ils vous assaillent, ils vous freinent, ils vous épuisent.

 

Je ne parle pas des aléas conjoncturels. Ceux-ci vous les aurez toujours et vous ne pouvez pas y faire grand-chose.

Non, je parle des problèmes structurels qui sont liés à votre “organisation”.

Ces problèmes qui reviennent tous les jours, … ces boulets qui rendent vos pas chaque jour un petit peu plus pénibles et qui grossissent avec le développement de votre boîte.

Et puis, revoir tous les jours les mêmes problèmes … ça ne vous gonfle pas un peu ?

 

Hé bien, puisque nous sommes à l’aube d’une nouvelle année et que c’est le temps des bonnes résolutions, je vous propose de ne plus vous laisser écraser par vos problèmes, mais de “leur rendre la pareille” (comme ce gentil minou le fait si bien avec la tête de son pote).

Et pour cela, je vous propose la méthode ECRaSe

 

La méthode ECRS

 

 

Brillant “Anglishophone” que vous êtes, vous n’êtes pas sans savoir que la lettre “R” se prononce “ARE” dans leur alphabet. C’est le moyen mnémotechnique que j’utilise pour me souvenir du nom de la méthode. Aussi, le vrai nom n’est-il pas “ECRASE” mais “ECRS”.

 

ECRS est un sigle dont les lettres signifient :

E : Éliminer

C : Combiner

R : Réorganiser

S : Simplifier

 

La démarche à suivre pour résoudre un problème est alors de se demander :

E : Puis-je Éliminer mon problème, si non, …

C : puis-je “Combiner les activités liées à mon problème”, si non, …

R : puis-je “Réorganiser les activités liées à mon problème”, si non, …

S : puis-je Simplifier mon problème, si non, … ben là vous êtes mal, car vous ne pouvez rien faire !

 

Allez, j’arrête de vous faire patienter … voici des exemples de terrain.

 

Éliminer

 

Oui, c’est possible ! À chaque fois, c’est une surprise (et on se dit, mais pourquoi ne l’a-t-on pas fait plus tôt). Souvent, j’ai assisté à des résolutions de problème, permettant d’éradiquer le problème totalement, à 100% !

Souvent, c’est plus facile qu’on ne le croit. Souvent, il n’y a même pas d’investissement ou de solution technique pour y parvenir (même si c’est le cas dans mon exemple, mea culpa).

 

Il y a quelques années, lors d’une intervention, nous avons transformé un flux de production travaillant en îlots, en lots et files d’attente. Pour ce faire, nous avons créé une cellule de fabrication en “U”.

Un des postes de cette cellule (voir photo ci-contre) nécessitait de coller un joint sur le périmètre d’un disque (symbolisé par le cercle blanc). Le disque devait effectuer deux tours entre trois galets positionnés à 120 °.

Il existait 9 diamètres de disque.

Lors de production par lots, il n’était pas gênant de régler la machine pour un diamètre donné et de lancer la série. Mais lors du passage à la cellule, nous avons produit “à la demande”.

Il fallait alors régler la machine pour chaque nouveau disque. Cette Machine est devenue goulet d’étranglement.

Nous voulions d’abord essayer de diminuer les temps de changements de série dans l’esprit du SMED.

En travaillant en groupe (atelier + méthode), nous sommes parvenus au plan d’une “nouvelle” machine (en fait une adaptation de la machine ci-dessus) qui supprimait purement et simplement les réglages.

Pardonnez mes piètres talents de dessinateur, mais la nouvelle bécane ressemblait un peu à ça –>

Petit inconvénient, la course du vérin s’est pas mal allongée dans le cas des disques de petits diamètres.

Toutefois, ce petit souci s’est révélé négligeable comparé au gain de temps et à l’aisance d’utilisation d’un tel dispositif.

 

 

Combiner

 

La notion de “Combiner” n’est pas toujours simple à imager. En effet, il arrive parfois qu’une action seule soit un problème alors que, combinée avec une autre, cela ne le soit plus.

J’interviens en ce moment dans une entreprise Pharmaceutique. L’aspect normatif et légal y est très fort. En fin d’année, pour certains produits, ils doivent effectuer un rapport comparant les relevés de toutes les fabrications réalisées dans l’année.

Ce travail de compilation de données est, lourd et chronophage, en un mot pénible. Il faut reprendre les dossiers de fabrication de l’année, et remplir un fichier pour finir par une synthèse.

Personne ne veut le faire, car c’est l’assurance de se mettre en retard en période “haute” de fin d’année … tout ça pour une tâche des plus rébarbative.

Néanmoins, c’est un impératif légal. Cette tâche ne pouvant pas être “Éliminée”, l’entreprise s’est alors demandé comment la rendre moins pénible et pénalisante.

L’idée suivante leur est alors venue : “ Puisque nous devons le faire, autant remplir le dossier au fur et à mesure des fabrications”.

Premier avantage, les données de la fabrication sont encore fraiches. On les a en tête. Second avantage, en fin d’année, il suffit de faire la synthèse du dossier, puisqu’il s’est rempli “tout seul” durant l’année.

Certes, le temps de traitement administratif de chaque fabrication s’est un peu allongé, mais de façon négligeable. Et il n’y a plus de perte de temps à aller chercher les ordres de fabrication dans les archives, pour les rouvrir, trouver l’info et la noter.

La charge de travail de fin d’année a été lissée

en la combinant avec la charge quotidienne.

 

Cela passe inaperçu au quotidien. Tout le monde est ravi de ne plus avoir à faire cette tâche ingrate en fin d’année.

 

Réorganiser

 

Là encore, aussi surprenant que cela puisse paraître, changer l’ordre de deux opérations, même sans toucher à leur contenu, peut parfois “résoudre” un problème.

 

Comme tout un chacun, après avoir pris du carburant, je remets mes compteurs de consommation à zéro.

Pour ce faire, je m’avance un petit peu afin de laisser l’automobiliste qui me suit accéder à son tour à la pompe.

Sur ma voiture, je dois entrer dans deux ou trois menus, pour les réinitialiser. Ce n’est pas très long, mais peut prendre deux ou trois minutes si je jette un œil aux consommations et vitesses moyennes.

Or, dans certaines stations, en ayant avancé de quelques mètres, je coupe la file de sortie des pompes. J’occasionne alors une gêne pour les autres automobilistes. Cela me stresse lorsqu’ils klaxonnent (dans le style “ Hé Pépé, tu dégages ton char, tu bloques la voie de sortie”) … et ils ont raison.

L’idée m’est alors venue de remettre mes compteurs à zéro, non pas juste après, mais avant de me servir. En effet, s’il y a un peu de monde devant moi, je n’ai rien d’autre à faire qu’à attendre. J’ai alors tout le temps nécessaire pour juger des consommations de carburant.

En revanche, s’il n’y a personne devant moi, c’est que la station n’est pas trop remplie et donc, qu’il y a peu de chance pour que je bloque quelqu’un en réinitialisant mes compteurs “après”.

Au final les deux opérations “plein + Màj Compteurs” et “Màj Compteurs + plein” sont identiques en temps comme en contenu. Ce n’est que leur ordre qui a été interverti. C’est un nouveau “standard”. Cela suffit pour résoudre mon problème.

 

Simplifier

 

Si vous ne pouvez pas Éliminer le problème, si vous ne parvenez pas à Combiner ou Réorganiser les activités afin de réduire l’impact de votre problème, alors il ne vous reste plus qu’à chercher à simplifier les choses.

Exemple : Un service ADV (Administration Des Ventes) devait classer chaque dossier de vente (Comande + BL + Facture) dans la chemise cartonnée du client. Or, avec le temps, l’entreprise s’est développée. Elle travaille avec des enseignes connues de la grande distribution, mais continue de livrer les magasins en direct.
Le nombre de dossiers clients a explosé.

Le classement des ventes était devenu un processus lourd … qui après analyse s’est révélé inutile.
L’archivage était obligatoire … pas le classement.

Décision a alors été prise de classer les dossiers seulement par ordre chronologique dans des boîtes à archive par période hebdomadaire.

Cette simplification du standard d’archivage et classement a immédiatement été adoptée par les filles de l’ADV. Elles ont été soulagées de ne plus avoir à faire cette tâche pénible et sans valeur ajoutée.

 

Cette étape de simplification ne vous permettra pas toujours d’obtenir des résultats “extraordinaires”. Mais croyez-moi, ne la négligez pas pour autant !!!

 

La simplification des processus

fait partie du Kaizen et de l’état d’esprit Lean !

 

 

 

 

Alors, vous sentez-vous prêt à ÉCRaSer vos problèmes en 2016 ?